したがって、生活のためのデータベースを開発する人々は、平均的なユーザー、「パワーユーザー」、そしてソフトウェアメーカーにとっても不可欠なリソースです。これは、Accessの専門家の長いリストから集められた最高のアドバイスのいくつかをまとめたものです。彼らが新しいユーザーに提案を提供していることを知って、彼らはあなたのニーズに合い、あなたが本当に自信を持ってそして効果的にAccessを使うことができることを確実にするのを助けるためにアドバイスを提供しました。完了するまでに、適切な量の計画と整理に取り組み、Accessで構築したデータベースの開発と使用を進めるための確かな計画を立てることができます。
それで、ここに賢人のアドバイスがあります—10回の簡単な噛み合わせで。
いつかFBIから質問されるかのように、すべてを文書化します
データベースの文書化に費やした時間を無駄にしないでください。なんで？後で喜ぶので、しなかった スキム。次回データベースを構築する必要があるときに、すべての計画、一般的な情報、およびすべてのアイデア（実行したものと、設計図に残っているもの）を用意できます。また、現在のデータベースに問題が発生した場合や問題が発生した場合に参照することもできます。保存したクエリを誤って削除しましたか？問題ない。ドキュメントを参照してください。テーブルがどのように関連していたかを忘れましたか？ドキュメントを確認して、関係を再構築してください。なぜ、またはどのように何かを設定したのかを誰かに説明する必要がありますか？あなたのメモを参照し、あなたの先見の明と慎重な考慮でそれらを驚かせてください。
では、この輝かしいドキュメントには何を含める必要がありますか？まあ、すべて。ただし、開始するためのリストは次のとおりです。
- データベースに関する一般情報：
- ファイル/データの場所（特定のネットワークパスまたはインターネットURLを含む）
- データベースの機能の説明
- その仕組みに関する情報
- テーブルレイアウト：
- フィールド名、サイズ、コンテンツ、サンプルコンテンツを含めます。
- 一部のデータが難解なソースまたは一時的なソースからのものである場合（たとえば、オンラインで毎月ダウンロードするクレジットカードデータ）、ドキュメントにその事実を記載してください。
- レポートの概要：
- レポート名
- レポートの情報の説明
レポートを作成する前にいくつかのクエリを実行する必要がある場合は、プロセスを文書化します。 （さらに良いことに、作業の自動化を支援する友好的なオタクを入手してください。）
- クエリとロジック： すべてのクエリについて、特にAccessの外部にある複数のテーブルまたはデータソース（SQLテーブルやその他の大規模な情報ストレージ領域など）が関係する場合に、クエリがどのように機能するかについて詳細に説明します。
- 「なぜ？」という質問に答えてください： データベースを文書化するときは、理由に注目してください。 あなたのデザインはそれが機能するように機能します。なぜクエリはそれらの特定のテーブルを使用するのですか？確かに、企業環境で作業している場合は、わからない可能性があります。 システムがそのように機能する理由ですが、質問しても問題はありません。
- 災害復旧の詳細：
- バックアッププロセスとスケジュール
- バックアップが配置されている場所（ バックアップを作成しますか？）およびバックアップされたファイルを復元する方法
- データベースが機能しなくなった場合の対処方法
データベースが会計、在庫、連絡先管理、注文入力などの重要な組織機能を実行している場合は、データベースが誤動作した場合でも組織を継続させるための手動プロセスが実施されていることを確認し、プロセスを文書化することを忘れないでください！
これらの項目のいずれかについてサポートが必要な場合は、誰かに聞いてください！ 情報技術部門から誰かを借りる場合でも、コンピューターオタクを借りる場合でも、必要な支援を受けてください。ドキュメントを保険のように扱ってください。これなしで組織を運営することはできません。6〜12か月ごとに、ドキュメントを確認して、更新が必要かどうかを確認します。ドキュメントは、最新であり、あなた以外の誰かがそれを理解できる場合にのみ役立ちます。同様に、あなた（またはオフィスのカウンターパート）がドキュメントの場所を知っていることを確認してください。電子版をお持ちの場合は、バックアップを取り、印刷物を手元に用意してください。自分や他の誰かがアプリケーションパーツ機能を使用してデータベースパーツをリサイクルしようとした場合に喜ばれることです。
Accessデータベースのフィールドをできるだけ小さくします
テーブルを作成するときは、テキストフィールドを保持するデータに適したサイズにします。デフォルトでは、Accessは255文字を保持するようにテキスト（ショートテキストと呼ばれる）フィールドを設定します。これは、特にフィールドがわずか2文字の状態の省略形を保持する場合は、かなり寛大な設定です。
ほとんどのテキストフィールドで使用されない100以上の余分なスペースは、眠りにつくもののようには見えませんが、100,000の顧客アドレスを含むテーブル全体にそのスペースを掛けると、大量のメガバイトのストレージになります。何も持たずに忙しい空間。
デザインビューの[全般]タブの[フィールドサイズ]設定でフィールドサイズを調整します。
数字が含まれる新しいフィールドのタイプを選択するときは、簡単な質問を自問してください。そのフィールドに関連して計算を行ったり、数学に関連したことをしたりすることはありますか？
- フィールドを使用して計算する場合は、数値を使用します タイプ。
- フィールドを使用して計算しない場合は、フィールドを Short Textとして保存します。 。
Accessでわかりやすい名前を使用して、物事をシンプルに保ちます
テーブルを作成したりデータベースを作成したりするときは、使用するデータベースファイル、フィールド、およびテーブル名について考えてください。- 3か月後の名前の意味を覚えていますか？今から6か月後？
- 名前は、あなたがより大きく、より良いものに移行した後も、他の誰かがテーブルを見て、それが何をするのかを理解できるほど直感的ですか？
なぜすべてのチェックとダブルチェック？フィールド値を削除してテーブル内で他のことを行うと、Accessは古い値を完全に忘れてしまうためです。まるで存在しなかったかのように、それはなくなっています。テーブルからレコードを削除すると、レコード全体で使用できるUndoがないため、レコードは実際に削除されます。そのレコードがたまたま重要であり、レコードがなくなったときに現在のバックアップファイルがなかった場合は、運が悪いことになります。申し訳ありません！
Accessデータベースのバックアップ、バックアップ、バックアップ
私はそれを十分に明確にしましたか？常に作業のバックアップをとってください！データの現在のバックアップに代わるものはありません。特に、データが個人的または職業的な生活に不可欠である場合はそうです。多くの場合、効果的な戦略には、災害によってオフィスが破壊された場合に備えて、別の場所にバックアップコピーを保持することが含まれます。これは、別のオフィスでもクラウドでも構いません。
これまでバックアップが必要だったことがないと思っているのなら、なぜわざわざ洪水について考えてみてください。ニュースキャスターが、現在水中にある地域がこれまでに洪水を起こしたことがないと言っていることを考えてみてください。通りに浮かんでいる人々の生活を想像してみてください。ハリケーンの規模の実際の災害、火災、またはコンピュータのハードドライブが死ぬことを決定した場合（そしてそれは実際に起こったことがない場合でも）、あなたが持っていればはるかに幸せになりますデータベースのバックアップ。
Accessで行動を起こす前に、考え、考え、考え直してください
大工のスローガン「2回測定、1回カット」をご存知ですか？データベースに関して考える場合も同じことが言えます。何かについて考えるだけでなく、すぐに結論を出してから飛び込んでください。待って、もう一度考えてから、もう一度考えてみてください。 次に 結論を導き出し、それに基づいて行動し始めます。 Accessが提供するすべての機能と、データベースに数千から数千のレコードを保存する機能を組み合わせることで、データの損失や「元に戻せない」アクションが発生する可能性があるため、比較的単純なミスは非常にコストがかかる可能性があります。エラーが発生しました。Accessで作業するときは、整理して整理してください
整理してシンプルに保つための提案は相反するように思われるかもしれませんが、これら2つのアドバイスは本当に相性がいいものです。物事をシンプルに保つことは、事後に多くの組織の必要性を回避する方法であることがよくあります。両親が「すべてのもののための場所があり、その場所にすべてのものがある」ことを思い出させるのを聞くのにうんざりしているかもしれませんが（または、彼らがあまり詩的でない場合は、「部屋を掃除してください!!! 」）、彼らは正しかった。
データベースを整理しておくと、時間と労力を節約できます。適切に計画され、適切に編成されたテーブルは、クエリ、レポート、およびフォームへの組み込みが容易になります。また、稲妻のように並べ替えてフィルタリングします。
はい、整理しすぎる可能性があります。実際、過剰な整理は非常に簡単です。できるだけ少ないステップで作業するという別の情熱を育むことで、組織化への欲求を和らげます。使用するフォルダとサブフォルダの数を制限します。ほぼすべての人にとって、最大5レベルのフォルダで十分です。 5つのレベルをはるかに超えると、組織は生産性にぶつかり始めます（そして、生産性の低下を好む人は誰もいません。特に、企業の気持ちの良いポスターの愚かな小さなスローガンを思いついた人は誰もいません）。