データベースに移行する時期がいつか、すべての企業が確信しているわけではありません。 Excelは、多くの中小企業のニーズを満たすことができる便利なスプレッドシートプログラムです。しかし、ビジネスが成長するにつれて、またはより多くの機能が必要になると、MSAccessなどのデータベースにジャンプするのが理にかなっています。
では、ビジネスにとって何が適切で、いつ切り替えを行うべきかをどのようにして知るのでしょうか。真実は、おそらく一方を他方に置き換えるのではなく、ExcelとAccessを一緒に使用する必要があるということです。
まず、ExcelとAccessが使用される基本的なタスクと、データベースにアップグレードする時期を知る方法について説明します。
各ツールは何に使用されますか？
Microsoft Excelは、次のタスクに使用されるスプレッドシートツールです。
- データ分析
- 計算、統計的比較
- グラフの管理
- 共有可能な出力を生成する
Microsoft Accessは、次のタスクに使用されるデータベースツールです。
- データ管理
- データサブセットの表示、複雑なクエリ
- データ要約のレポート
- 一般的なイベントの自動化
- 複数のユーザーが使用するデータベース
つまり、Excelは分析用です データ、Accessは管理用です データ。
アクセスを追加する時期を知るにはどうすればよいですか？
現在Excelを使用している場合は、このスプレッドシートソフトウェアが提供する可能性に気づきます。数値データを効果的に分析し、比較的簡単に習得できます。最新バージョンには、作業を簡単にするためのテンプレートとショートカットがたくさん含まれています。
ただし、数百または数千のスプレッドシートを管理する必要がある場合、Excelはプレッシャーの下でひび割れます。データの管理と数式の更新がますます困難になっています。スプレッドシートの管理に問題がある場合、これは、より大規模でより包括的なデータベースが必要であることを示しています。
Accessの利点は、さまざまな場所でプルアップして分析する必要のあるデータのストレージソリューションを提供することです。これらのレコードにはいつでもアクセスして、適切な変更を加えることができます。各レコードにはIDが割り当てられているため、目標に基づいてデータベースを並べ替え、フィルタリング、クエリを実行できます。
結論
Excelがスプレッドシートで過負荷になり、データの保守と更新がより困難になると、Accessに移行する準備ができていることを明確に示します。ただし、Excelでタオルを投げ込まないでください。 AccessをExcelにインポートしたり、その逆を行ったりして、両方の長所を楽しむことができます。