ほとんどの新しい組織やプロジェクトは、紙でのワークフローの管理からスプレッドシートでのデータの追跡にすばやく移行します。次の論理的なステップは、すべてのデータを適切にリンクし、最終的に投資額に多くのメリットをもたらすリレーショナルデータベースを実装することです。
データベースは私のビジネスのために何ができますか？
- 組織： データベースは、ビジネスプロセスに構造を提供するのに役立ちます。
- データ検証： データベースでは、データ入力の書式設定ルールが許可されています（つまり、フィールドが必要な場合、電話番号や郵便番号などの厳密な書式設定がある場合、または最大文字数がある場合があります）。
- 効率： データベースは、スプレッドシートに典型的な冗長なデータ入力の必要性を排除します。
- データセキュリティ： データベースは、システムへのユーザーアクセスと、表示可能なデータへのアクセス制限という形で、スプレッドシートよりもユーザーのセキュリティが高くなっています。
- レポート： 非常に簡単に言えば、単一の顧客またはデータセットのレコードの範囲をすばやく生成できるデータベースからのレポートははるかに堅牢です。
- 検索： レポートと同じ理由で、データベースを使用すると複数の基準で検索するのが簡単になり、ユーザーは特定のレコードにすばやく焦点を合わせることができます。
- データの共有： 多くのデータベースユーザーは、一度に同じファイルとデータにアクセスできます。したがって、スプレッドシートで一般的なファイルの重複、個々のユーザーによる編集、フォーマットの競合はありません。
- 大容量： データベースは非常に大量のデータを収容します。それに比べて、スプレッドシートははるかに制限されています。
- 履歴データ： 古いデータは、データベースにアーカイブするのがはるかに簡単であるか、レポートのために簡単にアクセスできます。すべての履歴データをアクティブに保つと、ワークシートの限界が大きくなりすぎて実用的でなくなる可能性があります。
他のデータベースよりもMSAccessを選択する理由
- 人気： MS Accessは最も人気のあるデスクトップデータベースであり、多くのMSOfficeパッケージに標準で付属しています。
- 安価： MS Accessソフトウェアは非常に安価です（開発時間は含まれていません）。
- 自己開始： 初心者ユーザーは有用な結果を得ることができます。
MSAccessのいくつかの制限は何ですか？
- サポートの欠如： 初期のMSAccess開発の取り組みは、すでにフルタイムの責任を負っているチームメンバーによって開始されるのが一般的です。これらのチームメンバーが利用できなくなったり、会社を辞めたりすると、データベースのサポートを継続する経験を持った人がいないことがよくあります。さらに、多くの経験豊富なコンサルタントが現在、引退を選択しているか、より最新のデータベースソリューションに移行しています。サポートが必要なレガシーMSAccessデータベースには無効を残します。
- 破損： MSAccessデータベースファイルが破損または破損する理由はたくさんあります。ハードウェア障害とソフトウェアの問題の両方が原因です。これらの問題から適切に保護しないと、これらのデータベースの信頼性が非常に低くなる可能性があります。
- スケーラビリティ： MS Accessでは複数のユーザーが許可されていますが、データベースはすぐに過負荷になります。さらに、他のデータベースと比較して、MSAccessにはサポートされるデータの最大量に下限があります。
- 開発者の経験の欠如： 多くの自作の非プログラマー開発者は、開発中にすぐに頭を悩ませます。さらに、初期の設計決定は、将来のデータベースの使いやすさと拡張性に大きな影響を与える可能性があります。
- アップグレード： 現在のデータを更新されたソフトウェアに移行する場合、バージョンの非互換性など、多くの課題が発生することがよくあります。
- ファイルサーバー： MS Accessはファイルサーバーアプリケーションです（クライアントサーバーアプリケーションではありません）。つまり、データベースとソフトウェア全体が各ユーザーのコンピューターのメモリに存在します。これは非効率的であり、エラーや潜在的な破損につながる可能性があります。
- 複雑さは予測されます： このデータベースの使用がミッションクリティカルになるか、当初の計画よりもはるかに大きなニーズに対応することが予想される場合は、SQLServerを使用して設計されたデータベースなどの代替データベースを探すことをお勧めします。
- コンプライアンス： 多くの企業に適用される特定の規則（Sarbanes-Oxley Act – SOX、HIPAA＆PCI – Payment Card Industryなど）は、ハイエンドで完全に監査可能なデータベースの使用を保証します。
組織のデータベースのニーズは通常予測不可能であり、時間の経過とともに変化します。健全なデータベースが作成され、最終的にはビジネスの存続期間にわたって成長および変更されます。これらの課題に直面した場合、MS Accessデータベースは「現状のまま」使用され続けることが多く、通常は十分に機能します。ただし、緊急事態が発生した場合、信頼できる経験豊富なサポートを見つけるのは難しい場合があります。したがって、開発の次の段階を早期に計画し、経験豊富なチームが支援することを強くお勧めします。小規模なデータベースの改善または将来の完全な計画が必要かどうかにかかわらず、Arkwareはあなたのガイドになる準備ができています！ 