推測しなければならない場合、毎週どのくらいの時間を会議に費やしていると思いますか。この記事によると、中間管理職は平均して35％の時間を会議に費やし、上級管理職は50％もの時間を会議に費やしています。最悪の事態は、あなたがこのすべての時間を議論に費やし、それらが効果がないことが判明した場合です。会議はここにとどまりますが、今回をより生産的にする方法があります。
ここアークウェアでは、クライアントやお互いとのミーティングに多くの時間を費やしています。最高のデータベースソリューションを提供することが重要です。会議は、これを実現する方法の1つです。会議を最も生産的に保つために使用する戦略は次のとおりです。
1。いつ会議を主催するかを知る
会議を呼び出す前に、それが課題を解決したり、懸念事項に対処したりするための最良の方法であることを確認します。メールやメモで全員が同じページにアクセスできる場合は、代わりにこれを送信します。私たちは、会議がすべての人の時間を貴重に活用できるようにしたいと考えています。
2。適切なタイミングで会議をスケジュールする
人々が気を散らされる可能性が低い時間に会議をスケジュールします。金曜日の午後–会議を開くのに最適な時間ではありません。調査によると、人々が空腹で気が散っているランチタイムに開催される会議も生産性が低いため、これらの時間も避けています。会議を開催するのに最適な時間は、火曜日、水曜日、木曜日の午前9時から11時または午後2時から4時です。
3。適切な人を招待する
ほとんどの会議に全員が参加する必要はありません。何か貢献できる人や会話のトピックの影響を受ける人など、話し合いの恩恵を受けるスタッフだけを招待してください。他の誰もがこの時間を使用して、クライアントと協力し、他のタスクを完了することができます。
4。アジェンダを作成する
会議の前に、議事録とタイムラインを作成します。会議に来る人々とそれを共有して、彼らが何を期待するかを知ってください。アジェンダを持つことで、誰もがフォローし、トピックにとどまることができます。トピックが横向きになった場合は、恐れずに参加して会話を再開してください。
5。快適な場所を選ぶ
快適な場所は、人々が会議に集中し続けるのに役立つことに気づきました。次の30分間、人々が不快にならないように、快適な座席を備えた明るく明るい空間を選択してください。また、会議中に全員が見られるようにホワイトボードまたはプロジェクタースクリーンを用意することもお勧めします。
6。会議を短くする
1回の長い会議よりも、いくつかの短い会議を行う方がよいでしょう。同じ席に長く座りすぎると、人々は退屈して気が散ってしまいます。さらに、これにより、他のタスクを実行できる時間が短縮されます。可能であれば、会議は30分程度にしてください。
7。講義を避ける
講義ではなく、会議を開催していることを忘れないでください。ですから、聴衆を講義したり退屈させたりすることは避けてください。ミーティングは、誰もが話したり、アイデアを交換したり、懸念を表明したりするための時間です。全員が貢献する時間を残してください。そのため、招待する相手を慎重に選択することが重要です。
あなたのビジネスが会議を必要とする場合、あなたとあなたの従業員のためにそれらをより生産的にする方法があります。上記の戦略に従うことで、この時間をオフィスのすべての人にとって価値のあるものにすることができます。