春の大掃除が必要なのはクローゼットや引き出しだけではありません。データベースもそうです。データベースのクリーンアップと整理は、やることリストの中で最もエキサイティングなことではないかもしれませんが、後で自分自身に感謝することになるでしょう。このタスクを完了することで、データの健全性を改善し、コストを削減し、マーケティングキャンペーンのROIを改善できます。
以下は、組織のデータベースを大掃除するときに従うべき手順です。
データベースのバックアップ
データベースに対して何らかの種類のクリーンアップを行う前に、まずファイルをバックアップしてください。データを定期的にバックアップする必要がありますが、この手順は、システムに大きな変更を加え始めるときに特に重要です。
重複レコードを特定する
検索を実行して、データベース内の重複を特定します。重複は避けられないことがよくありますが、問題が発生する前にそれらをキャッチすることが重要です。たとえば、同じ連絡先に2回メールを送信したり、製品に興味のない人にマーケティング費用を浪費したりしたくない場合です。
重要な情報を更新する
最後にデータを更新したのはいつですか。メールアドレスや購入履歴など、新しい情報や更新された情報を求める必要がある可能性があります。データベースは重要な詳細を把握している必要があります。これにより、レポートがより簡単かつ正確になります。
非アクティブな連絡先を削除
顧客関係管理（CRM）システムの情報に関しては、今が非アクティブな連絡先を削除する良い機会です。活動日で連絡先をフィルタリングして、ブランドに関与している人と関与していない人を確認します。ブランドとやり取りしていない人は、データベースから削除するか、新しいキャンペーンに再び参加することができます。
ソースに移動
古い情報、重複したレコード、その他のエラーを大量に見つけた場合は、ソースを特定してください。自動インポートやボランティアのデータ入力スタッフなど、組織内で対処する必要のあるより深刻な問題が発生している可能性があります。
スタッフのトレーニングを検討してください
今こそ、データベース内のデータの品質を向上させるためにスタッフをトレーニングする良い機会です。 COVID-19のパンデミックにより、より多くの人々がリモートで作業しているため、従業員にビデオの視聴やオンライントレーニングコースへの参加などを依頼することができます。これにより、データの品質が向上し、エラーが減り、従業員の離職率が制限されます。
新しいプロセスへの取り組み
データベースのクリーンアップで見つけたものによっては、新しいプロセスを実装する時期になる場合があります。たとえば、特定のタスクを自動化することは役に立ちますが、人間が決定を下す必要があるタスクもあります。また、データベースのプロセスの設計と文書化を支援できるデータベースコンサルタントに支援を求めることもできます。
データベースを春の大掃除することで、混乱を減らし、日常の活動を簡素化し、データレポートの精度を向上させることに大きな違いをもたらすことができます。組織の新しいデータベースまたは改善されたデータベースについて話し合うには、今すぐArkwareに連絡してください。