Microsoft Accessは、データベースの構築と管理を可能にするソフトウェアプログラムです。比較的使いやすく、他のMicrosoft製品と同様のルックアンドフィールを備えています。これにより、初心者やコンピュータの経験があまりない人に適しています。 Accessを使用できることはたくさんありますが、そのうちの1つは従業員を管理することです。利用可能なテンプレートの1つを使用するか、独自のテンプレートを作成できます。
HRデータベースとは何ですか？
HRデータベースは、トレーニングの詳細や標準的な労働時間など、従業員に関連する情報を保存するために専門家によって使用されます。機密情報が含まれているため、従業員データベースが安全であることが重要です。法的な考慮事項が非常に多いため、従業員について必要な情報のみを収集するのが最善です。
HRデータベースに含めることができる情報の例を次に示します。
- 休日と欠席主義
- スケジュールまたは標準の労働時間
- タイムシートと経費
- 個人情報（生年月日、役職など）
- 給与情報
- 開催される資格
- トレーニングの詳細
従業員データベースに関する考慮事項
雇用主として、あなたには従業員の情報を安全に保つ責任があります。適切なガイドラインに従わないと、貴重な情報が許可されていない第三者に公開される可能性があります。罰則が科せられる可能性があり、従業員やクライアントへの信頼を失うことになるでしょう。
従業員データベースを構築および維持する際の考慮事項は次のとおりです。
- データを倫理的に保存する。従業員の情報は安全に保管し、関係者とのみ共有する必要があります。 1998年データ保護法や情報公開法などの法律を遵守していることを確認してください。従業員は、データがどのように使用されているかも知っている必要があります。
- セキュリティ。 HRデータベースはどの程度安全ですか？データがクラウドに保存されている場合は、どのような種類のセキュリティ対策が実施されているかを知りたいと思うでしょう。また、データベースを暗号化し、すべてのソフトウェアを最新の状態に保ち、管理者ユーザーを制限することをお勧めします。
- ユーザビリティ。 HRデータベースの主な機能は、従業員の記録の管理、休日の追跡、欠勤の記録などです。データベースが適切に構築されている限り、使いやすいはずです。そうでない場合は、Arkwareに連絡して、直感的でシンプルな従業員データベースの構築について詳しく学んでください。
- 移行。ある日、新しいデータベースシステムへの移行が必要になる可能性があります。 Microsoft AccessをMySQL、SQLServer、Azure、Oracleなどに移行できます。すべてを手作業で入力する必要がないため、これは重要です。
- ストレージサイズ。最後に、必要になる可能性のあるストレージ容量を把握します。事前に検討することで、データベースのサーバースペースが不足しないようにすることができます。ほとんどのデータベースプログラムには大容量がありますが、それでもチェックする価値があります。
HRデータベースの構築と維持は、ビジネスを所有する上で重要な部分です。ビジネスまたは組織向けにカスタムデータベースを構築する方法の詳細については、今日Arkwareのデータベースエキスパートにお問い合わせください。