ビジネスでスプレッドシートを使用して在庫を追跡している場合は、MicrosoftAccessなどのより強力なデータベースプログラムに移行する準備ができている可能性があります。在庫データベースは、サプライヤとともに在庫する製品の詳細と数量を保存するなど、いくつかの理由で重要です。よく整理されたデータベースを使用すると、在庫管理の時間、コスト、および労力を削減できます。
以下は、Accessを使用してインベントリデータベースを作成するのに役立つ5つの簡単な手順です。
ステップ1.ビジネスニーズを検討します。
データベースがビジネスの在庫に役立つために必要なものについて考えてください。たとえば、あなたはどんなアイテムを持っていますか？注意する必要のある違いはありますか？売上高はどのくらいですか？これは、データベースに含める必要のある情報の種類です。
また、データベースがソフトウェアアーキテクチャ内でどのように実装されるかを理解します。言い換えれば、Accessは他のプログラムとどのように相互作用しますか？ ITスタッフがこれを支援できるはずです。
ステップ2.コンピューターにAccessをインストールします。
データベースを保存する場所を決定します–パーソナルコンピュータ、内部サーバー、またはサードパーティ。その後、ダウンロードしてインストールできます。 MicrosoftAccessはOffice365の一部です。ベーシックバージョンまたはプレミアムバージョンを購入して、ユーザーあたり月額$8.25または$12.50を支払うことができます。プレミアムバージョンには、Microsoft Exchange、SharePoint、Teamsなどの追加サービスが付属しています。
ステップ3.データベースを構築します。
インストールすると、インベントリデータベースの構築を開始できます。以前にMicrosoftOfficeを使用したことがある場合、Accessは快適で親しみやすいものになります。ただし、エラーのない高品質のデータベースを構築することは、最初は難しい場合があります。
インベントリデータベースが適切に構築されていることを確認するには、データベース開発会社と協力することを検討してください。これにより、データベースが正確であるという安心感を得ることができます。
ステップ4.データベースを微調整します。
注文したユニット、受け取ったユニット、製品情報などのフィールドを入力したら、メモに従ってデータベースを微調整できます。必ずフィールド間の関係を確立してください。データベースを使用したときに返される値と、それらを保存する方法を確認してください。また、複数のフィールドにデータが重複しないようにしてください。
ステップ5.情報を入力します。
データベースが適切に設定されると、データベースに情報を入力し始めることができます。手作業でデータを入力することもできますが、以前のスプレッドシートをインポートする方が簡単です。 Excelを使用している場合は、[Excel]をクリックして、この方法でスプレッドシートをインポートできます。どちらのプログラムもMicrosoftによって開発されているため、通常、一方から他方にインポートするときに保持されます。
これは、Accessでインベントリデータベースを作成する方法の簡単な内訳ですが、さらに質問がある場合は、今日Arkwareに連絡してください。在庫データベースの作成、管理、保存のすべての段階を喜んでお手伝いします。