顧客の名前と住所を含むアクセスデータベースがあるとします。時々、あなたはそのような郵送をオプトインした各顧客に標準的な手紙を送りたいか、または送る必要があるかもしれません。ただし、特定の受信者ごとにパーソナライズされている場合、これらの文字は非常に見栄えが良く、より効果的に機能することを認識しています。この基本的な例は、手紙の上部に顧客の名前と住所を印刷し、挨拶の行に顧客の肩書きと名前を含めることです。もちろん、これよりもはるかに進んで、顧客のアカウントや以前の注文（適切な場合）に関する情報を含めることができます。
これを行うには2つの方法があります。うまくて良いアクセスレポートを作成することができます。結局のところ、データはAccessに保存されているので、そのようなレポートを使用して手紙を作成してみませんか？確かにそうすることは可能です。ただし、Accessテーブルまたはクエリに格納されている顧客データをMSWordワードプロセッシングドキュメントにマージすることには利点がある可能性があります。 （Accessレポートで同じドキュメントを作成するよりも）MS Wordを使用して、座って見栄えのする標準的な手紙を作成する方が、間違いなくはるかに簡単です。この特定の仕事にはWordの方が優れていると言えます。
メールマージ テーブルのデータをワードプロセッシングドキュメントに統合するプロセスは、メールマージと呼ばれます。 。次の演習では、下の図1のAccessテーブルの情報を使用する方法について説明します。

図1： 使用するAccessテーブルのスキーマ。

アクセスデータへの接続 プロセスのこの最初の段階では、MSWordを顧客データが保存されているデータベースに接続します。ここでは空白のドキュメントを作成しますが、通常は標準のレターを作成することから始めます。この演習の目的は、WordドキュメントがMS Accessテーブルまたはクエリのデータにアクセスする方法を示すことです（適切に表示されたWordドキュメント自体を作成する方法ではありません）。

1. MSWordを開きます。
2. [受信者の選択]アイコンをクリックします。これは、MAILINGSリボンのSTARTMAILMERGEグループにあります。アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。
3. ドロップダウンメニューから[既存のリストを使用]を選択します。
4. アクセスデータベースの場所（開いたウィンドウ内）を参照し、そのファイル名をダブルクリックします。これにより、データベースからのすべてのテーブルとクエリを表示する[テーブルの選択]ダイアログフォームが開きます。

   図2： SELECT TABLE ダイアログフォーム。

5. 顧客の名前と住所を含むテーブルまたはクエリの名前をダブルクリックします。 tblCustomerに関心があります。その後、ダイアログフォームが閉じます。これで、ドキュメントで使用するフィールドを選択する準備が整いました。

テーブルまたはクエリフィールドへのアクセス これで、Accessデータベースと顧客データが保存されているテーブルに接続しました。プロセスの次の段階は、そのテーブルのフィールドを実際のWordドキュメント自体に挿入することです。フィールドを使用して、手紙の上部に顧客の住所を入力し、挨拶の行を作成します。必要に応じて、さらに進んで、レターの本文を含むデータをテーブルから挿入することもできます。

1. フィールドを挿入するドキュメント上の場所をクリックします。
2. INSERTMERGEFIELD分割ボタンアイコンの下半分をクリックします。これは、MAILINGSリボンのWRITE ANDINSERTFIELDSグループにあります。フィールドのドロップダウンリストが表示されます（下の図3を参照）。

   図3： メールマージフィールドを挿入します 。

3. 顧客のタイトルを選択します リストのフィールド。 タイトル フィールドプレースホルダーがドキュメントに表示されるようになりました。
4. 手順2を繰り返し、今度は名前フィールドを選択します。 2つのプレースホルダーの間にスペースを空けてください。
5. 新しい行に移動し、手順2をもう一度繰り返します。今回は、最初のアドレスフィールドを選択します。アドレスフィールドごとにこの手順を繰り返します。各フィールドは別々の行にあります。
6. アドレスフィールドの下の2行を下に移動して、あいさつ文を入力します。 「親愛なる」などの挨拶を入力し、スペースを空けてから、タイトルを挿入します。 フィールド、別のスペース、名前の順に続きます フィールド

これで、ドキュメントは次のようになります。

図4： メールマージフィールド プレースホルダー。

アクセスデータのマージ メールマージフィールドをドキュメントに追加すると、メールマージを実行する準備がほぼ整います。ただし、その前に、データがマージされた後にドキュメントがどのように表示されるかをプレビューすることをお勧めします。これを行うには、メーリングリボンの[プレビュー結果]アイコンをクリックします。次に、データベースの各レコードが個別のドキュメントにマージされます。 PREVIEW RESULTSグループのナビゲーションボタンを使用して、これらの「ドキュメントレコード」のそれぞれをスクロールできます。プレビューしたときのドキュメントの外観は次のとおりです。

図5（上）： マージされたデータの最初のレコードのプレビュー。

図6： 終了してマージします。

これで、メールマージを実行できます。これを行うには、[完了してマージ]ボタンをクリックします（上の図6を参照）。次に、ドキュメントを印刷するか、個々のドキュメントを編集するかを選択できます。後者を実行すると、マージされたドキュメントを含むWordの新しいインスタンスが開きます。その後、適切と思われる調整を自由に行い、準備ができたら印刷してください。